“[…] 100% dos seus esforços durante quase 3 meses do anonão são para gerar riqueza para você […]”
O Brasil é o país onde as empresas mais gastam horas para cumprir todas as obrigações fiscais entre os 178 países analisados no estudo do Banco Mundial divulgado em 2017. Uma empresa industrial no Brasil gasta, em média, cerca de 1.950 horas por ano para apurar e cumprir as obrigações tributárias.
Sabe o que isso significa? Que 100% dos seus esforços durante quase 3 meses do ano não são riqueza gerada para você, empresário, mas para a “máquina” pública.
A complexidade tributária no Brasil envolve cerca de 85 obrigações (entre impostos, contribuições e taxas) provenientes de 27 estados e mais de cinco mil municípios com legislações diferentes. Isso torna literalmente inviável realizar a gestão tributária da sua empresa sem o apoio de ferramentas de TI, de forma que o cumprimento das obrigações não seja mais um problema na fila interminável do operacional, e sim, uma solução.
Como assim, “cara pálida”?
Entregar obrigações e cumprir alíneas de parágrafos de incisos dos artigos de milhares de normas em vigor (ufa!) é realmente relevante dentro do mapa de riscos que sua empresa pode correr, mas a maior contribuição da tecnologia está em proporcionar à empresa a visão completa sobre o desempenho tributário e os impactos que os pagamentos de tributos representam para os negócios.
Aí, entramos no “pesadelo” da escolha e implantação dos ERPs – Enterprise Resource Planning – mais conhecidos como Sistemas de Gestão, e, que, pasmem, geralmente não são sistematizados. Sem trocadilhos. Portanto, calma na hora de definir em que ferramentas investir seu suado dinheirinho.
Neste panorama de agonia sem fim, nós vamos ajudar a clarear um pouco como você pode ajudar sua empresa a gerar inteligência tributária.
1- Fluxograma Fiscal – o primeiro passo é caseiro e não exige nada avançado. É uma das principais ferramentas, pois organiza a rotina de trabalho das equipes em torno do atendimento dos prazos legais que a empresa precisa cumprir com o Fisco. Além disso, também tem a função de garantir a guarda dos arquivos fiscais eletrônicos pelo prazo desejado.
2- Validador Fiscal – solução com mais de 90% de automatização do processo de recebimento fiscal, realiza a gestão das inconsistências do processo de fornecimento e gestão dos arquivos XML de NF-e e CT-e. As vantagens da ferramenta para as empresas são: redução do custo operacional; redução tempo de processos e redução das perdas do processo de compras e redução no risco de autuações e multas junto à Receita Federal.
3- Gestão de Fretes – possibilita a realização de controles complementares aos sistemas de fretes de mercado alinhando as informações da fatura de frete, nota fiscal e o CT-e. Com isso, a empresa pode melhorar seu resultado ao evitar o pagamento indevido de fretes, por cobranças de notas ainda não transportadas, notas ou fretes emitidos contra outras empresas, em duplicidade, cancelados ou inutilizados. Além disso, permite maximizar os créditos tributários ao garantir o efetivo aproveitamento dos créditos de transporte e reduzir o custo operacional no recebimento e conferência dos documentos de frete.
4- Validador Reinf – possibilita a completa visão dos serviços tomados e prestados, exigidos por essa nova obrigação. Com uma interface amigável e completa, os registros podem ser gerados no Portal REINF de modo manual ou por meio de importação de dados (independente de ERP). Desta forma, agiliza o processo de atendimento da obrigação e desburocratiza processos internos com área de TI. Além disso, também disponibiliza relatórios que podem ser extraídos sobre cada um dos registros (EXCEL), tornando mais fácil as conferências dos dados que devem ser entregues ao FISCO. O Portal REINF ainda conta com Dashboards, onde são apresentados os Totais de Impostos Retidos e/ou Destacados, como também os TOP 10 Prestadores e Tomadores de serviços. Possui ainda a visão de valores por período que possibilita a análise sazonal dos serviços ou até mesmo os valores constantes, entre outros.
5- Auditor SPED – valida as obrigações acessórias entregues pela empresa ao fisco, identificando erros de escrituração, cálculo de tributos e inconsistência entre as diversas obrigações. Analisa cerca de 15 mil regras para verificação e cruzamento das informações. Também deve ser capaz de realizar auditoria das obrigações acessórias fiscais e contábil; conciliação entre as obrigações acessórias correlatas, comparando informações fiscal e contábil; conciliação entre as obrigações fiscais (SPED e EFD) e os arquivos XML dos fornecedores; geração de planilhas para conferência de apuração de tributos (ICMS, IPI, PIS/COFINS); geração de parecer de auditoria personalizado de acordo com a necessidade do cliente.
6- KPI’s – Todo trabalho realizado com as soluções deve ser traduzido em KPIs (indicadores) operacionais, táticos e estratégicos, que permitem identificar oportunidades de aumento de EBITDA, de redução de carga tributária para a empresa, além de avaliar o impacto sobre o resultado e apoiar a gestão do compliance fiscal da companhia. Sempre utilizando as informações que hoje as empresas já entregam normalmente ao Fisco.
7 – Se for possível: Tenha alguma ferramenta de BI – Business Intelligence – ou monte DASHBOARDS a partir dos relatórios do seu sistema. A grande maioria das pessoas é visual, portanto, informações em textos ou planilhas intermináveis jamais serão assimilados com a mesma eficiência de gráficos e ícones.
E por fim, talvez o mais importante:
8 – EXCEL!!!
Achou que ia se livrar dele? Jamais. Nem o queridinho da vez (e reconhecidamente fantástico) Power BI vai conseguir dispensar o tratamento de dados no Excel.
Sabe o que mais você vai precisar? De alguém que se ocupe de analisar essas informações e preparar a empresa para tomar decisões. Em tempo hábil. Com clareza e certeza dos dados.
Portanto, meu caro empreendedor, lembre-se que nenhum sistema se opera sozinho. É preciso aliar boas pessoas à boas ferramentas. Sempre!
Denise de Holanda – Holanda Empresarial
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